Ce qu'est le plan de formation, et pourquoi il commande tout
Le plan de formation est le document annuel qui recense les actions de formation qu'une structure prévoit de financer sur l'exercice : intitulés, effectifs, durées, lieux, coûts prévisionnels et source de financement. Il est adopté en même temps que le budget, ou peu après, selon les règles internes de chaque organisation.
Sa conséquence pratique est simple : une dépense de formation absente du plan n'a pas de support budgétaire. Le contrôleur financier, l'agent comptable ou le chargé de décaissement du bailleur la refusera, quelle que soit la qualité du programme. C'est la raison pour laquelle une demande arrivée en cours d'exercice se solde souvent par « nous verrons l'année prochaine » : ce n'est pas un refus de principe, c'est un problème de calendrier.
Le calendrier : s'y prendre un exercice à l'avance
Les plans de formation se préparent pendant l'exercice précédent, en parallèle de la préparation budgétaire. Le recensement des besoins part généralement des directions et des chefs de projet, remonte aux ressources humaines, puis fait l'objet d'un arbitrage avant adoption.
Les dates de clôture varient d'une structure et d'un pays à l'autre : renseignez-vous auprès de votre direction des ressources humaines dès la rentrée. La règle de prudence est de considérer que tout ce qui n'est pas arbitré à l'automne ne sera pas financé l'année suivante.
- Recensement des besoins auprès des directions et des projets
- Chiffrage : coût pédagogique, séjour, transport, per diem
- Arbitrage et hiérarchisation des priorités
- Adoption du plan, puis inscription budgétaire
- Engagement de la dépense au moment de l'inscription effective
Les pièces à réunir pour chaque action
Une ligne de plan de formation ne se résume pas à un thème. Plus la ligne est précise, moins elle sera contestée au moment de l'engagement, et plus elle résistera à un contrôle a posteriori.
- L'intitulé exact de la formation et son code au catalogue du prestataire
- Les objectifs et le programme détaillé, qui justifient le lien avec les missions du service
- Le public visé et le nombre d'agents concernés
- La durée, le lieu et les dates envisagées
- Un devis ou une facture proforma, qui fixe le coût pédagogique
- L'estimation du séjour : transport, hébergement, per diem selon le barème en vigueur
- La source de financement : budget propre, projet sur financement extérieur, ou les deux
Ce qui fait revenir un dossier
Les motifs de rejet se répètent d'une structure à l'autre. Les connaître fait gagner un exercice entier.
- Un intitulé vague — « formation en management » — impossible à rattacher à un besoin précis
- Un coût qui ne couvre que la formation et oublie le séjour et les billets
- Une action inscrite sans ligne budgétaire identifiée
- Un changement d'intitulé entre le plan adopté et la demande d'engagement
- Des dates de session incompatibles avec le calendrier de l'exercice
Ce que nous fournissons pour l'inscription
Notre catalogue est construit pour cette étape : chaque formation porte un code, un intitulé stable et deux sessions par an, ce qui permet d'inscrire une action au plan sans attendre que les dates soient arbitrées.
Sur demande, et sous quarante-huit heures, nous transmettons le programme détaillé, une facture proforma au nom de votre structure et l'attestation d'inscription qui accompagne la demande de visa. Ces trois documents suffisent, dans la plupart des cas, à constituer la ligne de plan et à préparer l'engagement.